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電子入札を始めるまでの準備 設備編1.パソコンに関する準備

電子入札を始めるまでの準備は、「パソコン機器等の設備面」、「従業員教育等の人的面」の2つに大きく分けることができます。ここではまず、前者の設備面について説明します。

電子入札はインターネットを利用して入札参加や契約を行う仕組みなので、始めるにあたってはパソコンやネットワーク環境を整備する必要が生じます。また入札者・落札者?相互の顔が見えないという特性がるため、本人の真正性を担保するための仕組みである電子証明書を購入する必要もあります。

電子証明書はICカードの形で入手することが多く(一部電子ファイル形式もあります)、その場合にはICカードを読み取るための機器であるICカードリーダーを別途購入することになります。

設備編の第一回はパソコンの準備についてです。

対応バージョンのWindows パソコンを用意

パソコンはWindowsパソコンを用意しましょう。MacやLinux等、他のOSで動くパソコンは電子入札システムが対応していないためです。

Windowsもバージョンが複数ありますが、当記事執筆時点で国土交通省や東京都の電子入札システムが対応しているバージョンはWindows7、8.1、10とされています。今後もWindowsのバージョンアップ等に応じて動作環境が変わっていきますので、電子入札システム導入時や導入後も随時確認する必要があります。

参考までに国土交通省と東京都、それぞれの動作環境が記載されているページのリンクを貼っておきます。またこれ以降、動作環境については国交省や東京都の電子入札システムを参考に説明いたします。

必要な機器および環境(国土交通省)

推奨環境について(東京都)

さらに補足しますと、動作環境を満たしているかを確認するに際しては、対象の電子入札システムの動作環境とは別に、使用する電子証明書の動作環境も満たすように考慮しなければなりません。

詳しくは後記しますが電子証明書の発行主体は入札システムの管理主体と別個の存在であるため、その動作環境を調べるには電子証明書の発行主体(認証局といいます)に対して確認に行く必要があります。

性能は最新でなくてもよい。

各機関記載の動作環境を見ても、性能面(CPUやメモリー等)に関しては最新のパソコンに搭載されているようなハイスペック(高性能)が要求されているわけではありません。そのため、今現在業務で使用しているパソコンをそのまま電子入札用にも使うことも性能上は可能であることが多いかもしれませんが、次に述べるようにパソコンは電子入札専用のものを新たに1台用意するのが無難です。

電子入札専用機を用意するのがベター

各省庁や自治体が提供する電子入札システムを利用するにあたっては、必要なパソコンの設定が細かく定められています。それらの設定を守らなかったり、知らないうちに変更してしまっていたりすると、いざ入札という時にシステムがうまく動かないという事態に陥ることも考えられます。

そのため電子入札用のパソコンの扱いについてはきめ細やかな配慮が必要になってきます。他の業務と混用することの危険性については以下のようなものが挙げられます。

危険

■パソコンの設定が意図せず変わってしまい、電子入札システムが起動しない、動作の不安定化を引き起こすおそれ

■電子入札に必要なソフトウェアと他の業務ソフトウェアとが競合し、電子入札システムがうまく動作しなくなるおそれ

■様々な用途に用いることにより、コンピューターウイルスへの感染等セキュリティリスクが高まるおそれ

このことから、電子入札用のパソコンは他業務用のパソコンと切り分け、前者には入札関係書類を作成するためのOfficeソフトのインストール程度にとどめておくのが無難でしょう。また、複数の電子入札システムを導入する場合はその数分のパソコンを用意するのが安全でしょう。

ソフトウェア環境

Windows OS以外のソフトウェアについても、以下のように各種ソフトについて把握しておかなければなりません。

  • ブラウザ
  • 電子入札システム
  • メールソフト
  • JRE
  • デバイスドライバー
  • セキュリティソフト
  • ブラウザ

    ブラウザとはInternet ExplorerやGoogle Chrome、Firefox等、インターネットを閲覧するためのソフトウェアです。電子入札システムではInternet Explorer(以下IE)が動作環境として記載されています。IEもバージョンアップを繰り返し各バージョンが存在しているため、電子入札システムに対応しており、かつ電子証明書にも対応しているバージョンを随時確認しておく必要があります。

    メールソフト

    メールソフトについては、電子入札に関する通知書等の事務的な連絡に電子メールが使われるため、必要になります。代表的なメールソフトにはOutlook等があります。

    JRE

    JREとは(Java Runtime Environment)の略で、電子入札システムが動くための土台的な役割を果たすプログラムです。(Javaとはプログラム言語の一種で、Javaが動く環境を提供してくれるのがJREとなります)JREにも各バージョンが存在するため、対応バージョンを確認する必要があります。

    デバイスドライバー

    デバイスドライバー(以下ドライバー)とは、ICカードリーダーやプリンター等、外付け機器をパソコン上で操作するために必要なソフトウェアです。各機器の提供元ホームページから入手できることが多いです。

    セキュリティソフト

    パソコンをコンピューターウイルスから守るために、セキュリティソフトソフトの導入は必須でしょう。コンピューターウイルスに感染するとパソコンが動作不良を起こし入札業務に支障をきたすのみならず、ウイルスに感染したファイルを電子入札システムを介して相手方に送付してしまった場合には信用問題に発展し、今後の入札参加に悪影響を及ぼすことも危ぶまれます。

    まとめ

    ここまで、電子入札を始めるにあたり必要な設備面の準備のうち、パソコンに関する説明をしてきました。
    最後にここまでのポイントをまとめておきます。

    パソコン準備のポイント

    ■電子入札システムの動作環境を確認し、パソコンをそれに合わせる

    ■電子入札用のパソコンを別途用意する

    ■OS以外にも各種ソフトが必要になる

    パソコンも高性能なものでなければ比較的安価に購入できるようになっていますので、安全面を優先して電子入札用に新規購入することをお勧めします。

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