コラム

内容証明郵便とは?利用法から書き方のポイントまでを解説

内容証明郵便とは何か、どのような場合に使うものなのか、また実際に書いて送る時に押さえておくべきポイント等について解説します。

どんな時に使うのか?

普通の郵便ではなく内容証明郵便を使う一番の目的は、証拠を残すことです。
普通の郵便、例えばハガキや封書に切手を貼ってポストに投函する方法は手軽である一方、誰が・誰に・いつ・どんな内容の文書を送付したのか、送り主である本人にしかわかりません。したがってもしも郵便事故で届かなかったり、相手に「そんなものもらっていない」と言われてしまった時に、対抗する手段に困ることになります。

内容証明郵便を使うことで「誰が・誰に・いつ・どんな内容の文書を送付したのか」を郵便局に証明してもらうことができます。年賀状や挨拶状などでは必要性を感じることは少ないと思いますが、例えば金銭の支払い請求や契約解除など、その法的効力を巡って今後争いになるかもしれない、もし万が一そうなった時に有力な証拠として提示できるように念のため備えておくという目的で使います。

また、そのような目的で使われることから送り主としては裁判をも辞さないという固い意志を相手方に伝えることができ、相手方にとってみれば少なからず心理的なプレッシャーを受けることになります。その結果、交渉が滞っていたような場合には相手方から何らかのリアクションを引き出し、事態が進展する可能性もあります。

このように内容証明郵便は重要な事項に関して送り手の意思を伝えるため、そしてその意思を確かに伝えたという証拠を残すための優れた方法です。

利用にあたっての注意点

ここで内容証明郵便を送るにあたりいくつかの気を付けておくべき点を記しておきます。

注意

内容の真実性を証明するものではない

内容証明郵便はその文書が確かに存在したという「文書の存在」を証明するものであり、その内容が真実であることを証明するわけではありません。したがって事実確認はあらかじめ送り手側で十分行う必要があります。

たとえば100万円を貸したので返してほしいという貸金返還請求であれば、確かにその相手方に100万円を貸してまだ返してもらっていないという事実が存在することをきちんと確認しておかなければならず、そこの事実関係が曖昧なまま内容証明郵便を送ってしまうとかえってトラブルを引き起こしかねないので注意が必要です。

注意

相手方が不在の場合は効力がない。

内容証明郵便で送った文書の効力は相手方に到達してはじめて発生します。受け取った相手が家族や従業員であっても相手方に到達したことになりますが、宛先に誰もいない状況がずっと続き郵便局の配達員が渡せなかった場合には「受取人不在」という理由で送り返されてきます。このような場合には相手方に文書は到達していないことになります。

ちなみに、相手方が受け取りを拒んだ場合には、同じように送り返されてきますが文書はちゃんと到達したとみなされます。

注意

すべての郵便局で出せるわけではない。

内容証明郵便を出すことができる場所は郵便局ですが、日本郵便株式会社によるとすべての郵便局で対応しているわけではないとのことなので、念のため差し出そうとする郵便局に確認するのがよさそうです。(「集配郵便局及び支社が指定した郵便局」において取り扱っている旨、日本郵便のホームページに記載があります。)

なお、郵便局の窓口を訪れずにインターネット上から出す「e内容証明」も現在では利用できるようになっています。

注意

1枚あたりの字数に制限がある。

内容証明郵便にする場合、用紙や筆記用具は何を使ってもいいですが、用紙1枚あたりに書ける字数に制限があります。
具体的には、縦書きの場合「1行20字」以内で「1枚26行以内」、横書きの場合は「1行20字以内」で「1枚26行以内」または「1行13字以内」で「1枚40行以内」または「1行26字以内」で「1枚20行以内」の3通りとなります。

その他、字数の数え方や使用できる文字、書き損じた時の訂正の仕方等、細かい注意点があり、日本郵便のホームページに詳細が記載されていますので必要に応じてご参照ください。

迅速・確実に内容証明郵便を作成したい方は、書面作成のプロである行政書士事務所へご依頼ください。

書き方のポイント

続いて、内容証明郵便の作成にあたりポイントとなる事項について説明します。

Point

内容に間違いがないことを確認

冒頭でも述べたように、内容証明郵便は相手方に少なからぬ心理的プレッシャーを与えます。また一度出すと訂正することができません。そのため事実確認はしっかり行い、それが正確に文書中に記載されていることについては細心の注意を払うべきでしょう。

Point

表現は簡潔に、明確に

前置きは省略して必要な事項をわかりやすく書くことがポイントです。論点がブレがちになるので気持ちなどの感情面の内容は含めず、また、枚数が増えるとその分料金が上がっていくという理由もあるため簡潔に書くことをおすすめします。

窓口へ持参するもの

内容を書いた文書
文書のコピー2通(差出人と郵便局が保管するため)
封筒(差出人と受取人の住所・氏名を記載)
料金
印鑑(訂正がある場合に備え)(認印可)

上記は郵便局の窓口へ持参する時に必要な持ち物です。インターネット「e内容証明」を利用する場合は文書のコピーや封筒を用意する必要はありません。

料金

文書1枚を内容証明郵便で送った場合の料金は、概ね1,300円程度となります。文書が2枚以上になる場合は、2枚目以降は1枚あたり260円が加算されます。

料金の内訳は以下のようになります。

郵便料金・・・・・ 82円
一般書留料金・・・430円
内容証明料金・・・430円
配達証明料金・・・310円
合計 1,252円

上記は一般的な場合の例です。また郵便料金は改訂されることがありますので、最新の情報は日本郵便のホームページからご確認ください。

まとめ

内容証明郵便は証拠を残しておくために有効なひとつの方法です。書き方や相手方に与える影響等に注意しつつ、いざという時にはこのような手段もあるということを知っておくと何かと役立つことと思います。

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